Bezpapírové a efektivní

Jak společnost Scandagra digitalizovala svůj pracovní postup zpracování nákupních faktur pomocí řešení Fitek

Scandagra je mezinárodní zemědělský podnik působící v Estonsku, Lotyšsku a Litvě, jehož vlastníky jsou dánští a švédští akcionáři. Mezi hlavní činnosti společnosti Scandagra Estonia patří výroba a prodej krmiv pro zvířata, nákup obilí a řepky a obchod se semeny, hnojivy a přípravky na ochranu rostlin. Krmiva této společnosti slouží pro širokou škálu hospodářských zvířat a akvakultury – od skotu a prasat až po králíky a kapry. V Estonsku má společnost Scandagra pobočky v Jüri, Tartu a Viljandi, spolu s osmi maloobchodními prodejnami a internetovým obchodem, který nabízí široký výběr zemědělských a zahradnických potřeb.

Cílem každé efektivní společnosti je bezpapírová ekonomika

Egely Kink, finanční kontrolorka ve společnosti Scandagra.

Ruční schvalování a roztříštěné procesy

Před zavedením systému Fitek probíhalo zpracování nákupních faktur ve společnosti Scandagra zcela ručně. Firemní politika vyžadovala, aby každá faktura byla před proplacením fyzicky podepsána, což vedlo k zbytečné administrativě, zpožděním a občasné frustraci jak na finančním oddělení, tak v provozních týmech. Často byla faktura nejprve schválena e-mailem, zpracována v účetním softwaru, vytištěna k podpisu a poté archivována v papírové podobě – pomalý, opakující se proces náchylný k úzkým hrdelům.

Zefektivněné a plně digitální pracovní postupy

Cesta společnosti Scandagra k digitalizaci začala zavedením elektronických faktur a digitalizací faktur ve formátu PDF. Jakmile se faktury staly strojově čitelné, bylo snadné zavést elektronické schvalovací pracovní postupy a automatické zaúčtování. Tato vylepšení také vedla k vytvoření centrálního digitálního archivu, který oprávněným zaměstnancům umožňuje kdykoli vyhledávat, prohlížet a načítat dokumenty – ať už v kanceláři, nebo při práci na dálku.

Společnost Fitek nám pomohla opustit staré zvyky a vytvořit strukturovaný, rychlý a transparentní systém, který podporuje naši každodenní práci. Automatizované zaúčtování a elektronické schvalování představují významný krok vpřed

Rychlejší schvalování, méně ruční práce

Dnes jsou nákupní faktury automaticky směrovány ke správné osobě ke schválení a lze je potvrdit pouhými několika kliknutími – dokonce i z mobilního telefonu. Tím se výrazně snížilo riziko, že faktury uvíznou v schvalovacím procesu a dojde ke zpoždění plateb. Díky automatizovanému zaúčtování již není nutné ručně přiřazovat opakující se náklady na účty, což šetří čas účetním a snižuje riziko chyb.

Do budoucna se společnost Scandagra připravuje na zavedení chystané integrace systému Fitek s mezinárodní sítí elektronické fakturace Peppol, která zjednoduší fakturaci se zahraničními partnery. Společnost rovněž očekává spuštění funkce deníku jízd, která zaměstnancům poskytne efektivní způsob vykazování služebních cest. Obě funkce jsou ve fázi vývoje společnosti Fitek a brzy budou k dispozici zákazníkům.