Úspěšný příběh společnosti „Elis“: Automatizace zpracování faktur pomocí řešení Fitek

Dostává vaše společnost faktury v různých formátech – v papírové podobě, jako PDF i jako elektronické faktury? Probíhá schvalování stále prostřednictvím e-mailových řetězců nebo papírových podpisů? Zjistěte, jak společnost Elis pomocí systému Fitek automatizovala zpracování faktur od dodavatelů, čímž zrychlila a zefektivnila finanční procesy a usnadnila jejich správu.

Společnost Elis Textile Service je jedním z předních evropských poskytovatelů služeb v oblasti pronájmu a údržby textilií, hygienických řešení, pracovních oděvů, vstupních rohoží, průmyslových utěrek a hubení škůdců. Společnost využívá systém Excellent Standard ERP společně s řešením Fitek k automatizaci svých účetních procesů.

Co společnost Elis automatizovala?

Finanční ředitel pro Pobaltí Ojārs Dāvis Zondaks zdůrazňuje tři klíčové výhody používání systému Fitek.

1. Jedna platforma pro všechny faktury

Společnost Elis přijímá faktury v různých formátech, včetně PDF, papírových faktur a elektronických faktur. Dnes jsou všechny shromažďovány, kontrolovány a schvalovány na jedné platformě.

„Už nemusíme přemýšlet o tom, jak každý formát faktury přijímat, zpracovávat a směrovat zvlášť.“

2. Automatizované schvalovací procesy

Před zavedením systému Fitek vyžadovalo schvalování faktur e-maily a papírové podpisy. Nyní jsou faktury automaticky směrovány na základě dodavatele, hodnoty faktury a dalších obchodních pravidel. Po schválení se automaticky přesouvají k dalšímu schvalovateli, přičemž upomínky pomáhají udržet proces v chodu. Zaměstnanci mohou faktury schvalovat také pomocí mobilní aplikace Fitek.

Podle Ojārse tato automatizace zaměstnancům výrazně šetří čas.

3. Automatizované účetní zápisy

Na základě předchozích účetních údajů systém Fitek automaticky přiřazuje, rozděluje a zaúčtovává faktury podle předem definovaných pravidel ještě předtím, než vstoupí do schvalovacího procesu. Zaměstnanci již nemusí trávit čas opakujícími se manuálními účetními úkoly.

Složitý příklad: faktury LMT

Faktury LMT, které mají často kolem 20 stran, patřily dříve k dokumentům, jejichž zpracování bylo nejčasově náročnější, protože náklady bylo nutné přiřadit jednotlivým zaměstnancům a nákladovým střediskům.

Nyní jsou elektronické faktury LMT přijímány přímo v systému Fitek. Potřebná data jsou k dispozici v Excelu pro snadný import a export, což eliminuje většinu manuální práce jak pro personální oddělení, tak pro účetnictví.

Podle Ojārse se Excel používá pouze pro tyto faktury, protože poskytuje nejpřehlednější přehled. Většina ostatního zpracování faktur je v systému Fitek plně automatizována.

Největší výzvou je první měsíc

Nastavení automatizace je relativně jednoduché. Hlavní úsilí je třeba vynaložit během prvního měsíce, kdy se definují schvalovací postupy a účetní pravidla.

Jakmile jsou tato pravidla zavedena, systém Fitek automaticky aplikuje dosavadní účetní logiku na budoucí faktury. Účetní pouze zkontrolují navrhované záznamy, než jsou faktury převedeny do ERP systému a připraveny k úhradě.

Elektronická fakturace šetří čas a zdroje

Ieva Gaile, country managerka společnosti Fitek v Lotyšsku, říká, že elektronická fakturace výrazně snižuje ruční zadávání dat, digitalizaci dokumentů a riziko chyb.

Práce se strukturovanými údaji z faktur usnadňuje automatizaci, šetří čas i peníze a zároveň snižuje potřebu ruční kontroly.

Vzhledem k tomu, že povinná elektronická fakturace pro lotyšské podniky vstoupí v platnost v roce 2028, Ieva vybízí společnosti, aby se na ni začaly připravovat již nyní. Organizace veřejného sektoru, které již elektronickou fakturaci využívají, snížily náklady na digitalizaci dokumentů až třikrát, a soukromé podniky mohou dosáhnout podobných výhod.

Co dokáže Fitek automatizovat?

Fitek centralizuje všechny příchozí finanční dokumenty, včetně:

• faktur ve formátu PDF
• Naskenované faktury
• vyfotografovaných účtenek
• Elektronické faktury
  

Papírové a PDF faktury se automaticky převádějí na strukturovaná elektronická data, což umožňuje automatizaci celého procesu.

Společnosti využívají Fitek k automatizaci:

• Pracovní postupy schvalování faktur
• Účetní zápisy
• Zpracování výkazů výdajů
• Správy
  nákupních objednávek

Podniky tak obvykle sníží rutinní manuální práci účetních o 70–80 %, což umožňuje finančním týmům soustředit se na úkoly s vyšší přidanou hodnotou.

Mezi další funkce patří:

• Automatizované účetní zápisy na základě předdefinovaných pravidel.
• Ověření IBAN, které označí faktury s bankovními účty, které se liší od registrovaného účtu dodavatele.
• FitekAI, který se učí z historických účetních dat a navrhuje přesné zaúčtování, které se časem zlepšuje.
• Mobilní správa výdajů, která umožňuje zaměstnancům odesílat účtenky a žádosti o proplacení výdajů přímo z mobilní aplikace Fitek.

Podívejte se zde na prezentaci Ievy Gaile a Ojārse Dāvise Zondakse s názvem „Automatizace, která se vyplatí“ v rámci akce Excellent Customer Day.